Atsakymai / Teisingų susirinkimų organizavimas ir vedimas.

SJ Solutions™

LT EN RU

Teisingų susirinkimų organizavimas ir vedimas.

Niekas nemėgsta susirinkimų. Nebent… susirinkimai būna konstruktyūs, turiningi ir duoda naudos. Kaip organizuoti naudingus susirinkimus?

Turiu tokį organizacinį klausimą. Pas mus įmonėje susirinkimai po susirinkimų. Jie trunka po kelias valandas ir dažnai baigiasi be jokio sprendimo. Ar įmanoma kaip nors pagerinti susirinkimų efektyvumą? Jie suėda daugybę laiko, o apčiuopiamos naudos nėra. Aš nesu vadovas, tad ne ką galiu pakeisti, bet gal Jūsų patarimą perskaitys mūsų vadovai. Ačiū.

Jaunius


Nenuvertinkite to, ką galite Jūs, Jauniau. Visi mes turime galimybę pagerinti situaciją, kurioje atsidūrėme. Pavyzdžiui, vienas mano bičiulis dažnai per susirinkimus klausinėja: „O tai ką mes nusprendėm?“ Jį net pravardžiuoja Kąnusprendėm. Tačiau šis jo klausimas iš tiesų mums padeda ką nors nuspręsti.

Jei tik per susirinkimą žmonės priima vieną ar keletą sprendimų, tai ir susirinkimas jiems atrodo trumpesnis, vertingesnis. O jei dar tas sprendimas būna įgyvendintas, tai apskritai dauguma žmonių mano, kad susirinkimas buvo kaip tik toks, kokio reikėjo, ir truko tiek, kiek reikėjo.

Taip jau yra, kad susirinkimas reikalingas tik tada, jei jo metu sukuriama kas nors naudingo. Jei po susirinkimo paklausus, kas būtų, jei šis susirinkimas nebūtų įvykęs, atsakymas yra „nieko“, tampa aišku, kad susirinkimo ir nereikėjo. Jei susumuotume kiekvieno iš dalyvių sugaištą darbo laiką ir padaugintume jį iš valandos darbo įkainio, sužinotume, kiek pinigų įmonė ką tik neteko.

Kai kurie vadovai naudoja susirinkimus ne pagal paskirtį. Pavyzdžiui, jie vyksta tam, kad žmonės jaustų, jog yra vadovaujami, kontroliuojami, kad būtų aišku, kas „namuose šeimininkas“. Kartais susirinkimai būna skirti tam, kad darbuotojai suderintų savo veiksmus, t. y. kad žmonės nedarytų to, kas jau padaryta. Dar kiti susirinkimai tiesiog vyksta pagal grafiką. Žodžiu, būna, jog susirinkimai skirti kam tik nori, tik ne tam, kad kas nors naudingo būtų sukuriama.

Kaip pasiekti, kad susirinkimai kurtų vertę? Kaip ir daugelis dalykų organizacijoje, tai yra susiję su tikslais (prasmingumu), įsitraukimu, efektyvumu ir bendravimo kokybe. Jei Jūs, mieli Jauniaus vadovai, skaitote šį straipsnį, abejoju, kad perskaitysite ką nors naujo. Nebent tik tai, kad pirmiausia ne kas kitas, o Jūs esate atsakingi už tai, kad susirinkimai sukurtų vertę, o ne degintų organizacijos pinigus (tiesa, Jauniau, tai yra ir Jūsų atsakomybė). Na, o tam, kad būtų lengviau, galim prisiminti trumpą efektyvių susirinkimų vedimo pradžiamokslį:

  1. Aiškūs, konkretūs susirinkimo tikslai. Susirinkimo tikslas bei darbotvarkė suformuluojami iš anksto.
  2. Aiški, konkreti darbotvarkė, kurioje nenumatytiems klausimams skiriama ne daugiau nei 30 proc. laiko.
  3. Iš anksto žinomas susirinkimo laikas ir trukmė. Svarbu, kad susirinkimas truktų tiek, kiek numatyta.
  4. Susirinkimo metu visi kalba po vieną (kiti tuo metu klauso).
  5. Ieškoma sprendimų.
  6. Sudaromas veiksmų planas ir susitariama, kas už ką atsakingas.


Tiesa, dar galima daryti susirinkimus stovint, vaikštant, geriant, šokant. Bet tai jau detalės.

Esu patyręs, kai susirinkimai nuo keturių valandų per savaitę sutrumpėjo iki keturiasdešimt penkių minučių, o ilgainiui virto tiesiog kūrybingumo sesijomis. Kaip tai pavyko? Tiesiog buvo pritaikyta tai, kas išvardinta anksčiau. Jei susirinkimai yra produktyvūs, jie tampa labai svarbia bendro darbo dalimi.


Saulius Jovaišas

Konsultuoja Saulius Jovaišas (saulius.jovaisas@sjs.lt)
Publikuota www.asirpsichologija.lt

Į klausimus atsako verslo valdymo patarėjas, personalo parinkimo ekspertas, ugdančiojo vadovavimo ir karjeros mentorius Saulius Jovaišas